Administrasi Perkantoran
Pelatihan Electronic Filing System dan Email Handling
Optimalkan pengelolaan arsip dan komunikasi email Anda dengan sistem elektronik modern untuk efisiensi dan keamanan data organisasi.
Disusun oleh Tim Kurikulum GAS · PT Gerbang Akselerasi Sukses
- Durasi
- 2 hari
- Jadwal terdekat
- 15–16 September 2026
- Format
- Tatap Muka
GASTentangTentang program
Dalam setiap organisasi, aktivitas yang terus berkembang seiring waktu selalu diiringi peningkatan volume dokumen dan arsip, seringkali secara eksponensial. Sebagian besar arsip ini masih berbentuk fisik (hardcopy) yang disimpan dengan metode seadanya di lemari, filing cabinet, rak terbuka, atau mobile cabinet. Pendekatan tradisional ini, yang umum di sektor pemerintah maupun swasta, menimbulkan masalah kompleks yang berdampak negatif pada kinerja manajemen organisasi secara keseluruhan.
Ketergantungan pada penyimpanan arsip konvensional dapat mengakibatkan pembengkakan biaya, penurunan kualitas atau kerusakan dokumen fisik, risiko keamanan dari bencana atau akses tidak sah, serta pemborosan waktu dan biaya untuk distribusi, kontrol, pengarsipan, dan penemuan kembali. Selain itu, membutuhkan ruang penyimpanan yang besar, rentan terhadap kehilangan akibat kelalaian manusia, sulit diakses bersamaan, sering terjadi duplikasi tidak perlu, dan mempersulit pembuatan laporan monitoring arsip yang akurat.
Pesatnya kemajuan teknologi informasi dan komunikasi telah merevolusi banyak aspek kehidupan, termasuk teknologi kearsipan. Munculnya 'arsip elektronik' melengkapi sistem arsip konvensional yang telah ada. Penting untuk mengubah paradigma dari ketergantungan pada arsip konvensional dengan sistem filing tradisional yang tidak efektif dan efisien, menuju adopsi 'arsip digital' dengan sistem filing elektronik. Namun, implementasi sistem ini memerlukan fondasi sistem kearsipan tradisional yang kuat, dijalankan dengan disiplin dan konsisten.
Pelatihan ini dirancang untuk membekali peserta dengan pemahaman mendalam tentang konsep, perangkat, dan teknik yang diperlukan untuk transisi ke sistem kearsipan dan penanganan email elektronik. Dengan demikian, organisasi dapat mengatasi tantangan pengelolaan dokumen fisik, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan keamanan serta ketersediaan informasi di era digital.
Untuk siapa program ini
- Sekretaris
- Staf Sumber Daya Manusia (HR)
- Staf Administrasi
- Staf Keuangan
- Staf Pembelian (Purchasing)
- Staf Akuntansi
Outline materi
01 Materi Training Electronic Filing System
- Definisi dan jenis-jenis arsip (file)
- Konsep dasar sistem kearsipan elektronik berbasis komputer
- Pengenalan sistem pengarsipan menggunakan alat/media elektronik (komputer, business software, scanner, internet, dll.)
- Hardware dan software yang digunakan dalam sistem pengarsipan elektronik
- Perancangan dan perencanaan sistem serta struktur arsip elektronik
- Teknik dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam meng-capture data/dokumen menjadi data/dokumen elektronik
- Sistem penamaan arsip elektronik
- Sistem penyimpanan dan retensi arsip elektronik
- Teknik pengendalian sistem pengarsipan elektronik
02 Storage & Backup Data
- Pentingnya media penyimpanan data elektronik (storage)
- Faktor-faktor penentu dalam memilih sistem storage: kapasitas (Capacity), performa (Performance), ketersediaan (Availability), skalabilitas (Scalability), dan biaya (Cost)
- Pentingnya proses backup data untuk mitigasi bencana dan kegagalan sistem
- Solusi media storage dan backup data (harddisk Nexsan, CD/DVD Rimage, tape, aplikasi manajemen backup)
- Kebutuhan media storage dan backup di era digital
03 Traditional Filing dan Electronic Filing System
- Prinsip dasar Traditional Filing (pemberkasan, penyimpanan, temu kembali)
- Perbandingan sistem arsip konvensional dan elektronik
- Manfaat Electronic Filing System (EFS) dalam penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen
- Perencanaan struktur arsip (file structure) elektronik
- Proses document/data capture
- Sistem penamaan arsip elektronik (electronic file indexing system)
- Pengendalian sistem pengarsipan elektronik
Metode penyampaian
- Diskusi interaktif
- Praktek langsung
- Studi Kasus
Video pembelajaran
Kenali lebih dekat cara PT Gerbang Akselerasi Sukses menyelenggarakan pelatihan kearsipan, dari kelas publik bulanan sampai in-house training yang dirancang sesuai kebutuhan tim Anda. Lihat juga jadwal pelatihan terbaru dan katalog program lainnya.
Fasilitas
- Modul & handout digital "Pelatihan Electronic Filing System dan Email Handling"
- e-Certificate dan sertifikat cetak "Pelatihan Electronic Filing System dan Email Handling"
- Materi presentasi dan studi kasus siap pakai
- 2x rehat kopi dan 1x makan siang per hari (kelas tatap muka)
- Training kit: tas, blocknote, dan alat tulis
- Konsultasi bebas dengan fasilitator melalui grup pasca-pelatihan
- Dokumentasi foto kegiatan
Lokasi & investasi
Regular training bulanan digelar di hotel pada kota-kota berikut, atau ikuti kelas daring dari mana saja. Program ini juga tersedia dalam format in-house.
YogyakartaHotel berbintang di Yogyakarta
Hubungi kami
Kuala LumpurHotel berbintang di Kuala Lumpur
Hubungi kami
BandungHotel berbintang di Bandung
Hubungi kami
Biaya di atas berlaku per peserta untuk kelas publik dan belum termasuk pajak. Untuk pengiriman 3 peserta atau lebih dari satu perusahaan, tersedia harga korporat. Kebutuhan in-house training disesuaikan dengan agenda dan anggaran perusahaan Anda.
Jadwal batch 2026 – 2027
Kelas publik Pelatihan Electronic Filing System dan Email Handling dijadwalkan setiap bulan sepanjang 2026 – 2027 di Yogyakarta, Kuala Lumpur dan Bandung. Batch terdekat 15–16 September 2026 dan pendaftaran sudah dibuka. Program ini juga tersedia sebagai in-house training bila tim Anda membutuhkan tanggal atau lokasi lain.
Catatan. Jadwal bersifat indikatif. Peserta dari luar kota mohon menunggu Surat Konfirmasi resmi dari GAS sebelum memesan tiket dan akomodasi. Baca syarat & ketentuan.
Ulasan peserta
4.7 / 5 · 3 ulasan
“Pelatihan ini memberikan pemahaman komprehensif tentang pengelolaan arsip digital. Sangat membantu dalam merencanakan implementasi sistem arsip elektronik di kantor kami.”
Jacob Soetoyo
Manajer Administrasi
“Materi tentang storage dan backup data sangat relevan dengan kebutuhan kami. Instrukturnya juga sangat jelas dalam menjelaskan konsep-konsep teknis.”
Kim Doo Young
Staf Keuangan
“Saya mendapatkan banyak tips praktis untuk menangani email dan dokumen elektronik secara lebih efisien. Sangat direkomendasikan untuk semua staf administrasi.”
Tjia Tjoen Hok
Sekretaris Direksi
Pertanyaan umum
Apakah pelatihan ini cocok untuk pemula di bidang kearsipan digital
Ya, pelatihan ini dirancang untuk memberikan pemahaman dari konsep dasar hingga implementasi sistem kearsipan elektronik, sehingga cocok bagi peserta yang baru mengenal bidang ini.
Apa saja persyaratan untuk mengikuti pelatihan ini
Tidak ada persyaratan khusus. Peserta diharapkan memiliki minat dalam meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dan komunikasi email.
Bagaimana cara kerja sistem electronic filing
Sistem electronic filing melibatkan digitalisasi dokumen, pengindeksan, penyimpanan dalam database atau media elektronik, dan pengelolaan akses untuk temu kembali yang cepat dan efisien.
Apakah pelatihan ini mencakup praktik penggunaan software tertentu
Pelatihan ini akan memperkenalkan berbagai jenis software dan alat yang digunakan dalam sistem pengarsipan elektronik, serta memberikan kesempatan untuk praktik dan studi kasus.
Apakah ada sertifikat setelah mengikuti pelatihan
Ya, setiap peserta yang menyelesaikan pelatihan akan mendapatkan sertifikat sebagai bukti partisipasi dan kompetensi.
Lainnya
Program terkait yang mungkin cocok
Pelatihan Pengelolaan Electronic Document Management System (EDMS)
Kuasi keterampilan krusial untuk mengelola dokumen elektronik secara efisien, aman, dan terintegrasi, memastikan informasi selalu tersedia dan
Pelatihan Sistem Pengarsipan dan Penulisan Laporan
Kuasi sistem pengarsipan yang efektif dan kemampuan menulis laporan informatif untuk administrasi perkantoran yang tertata dan berkualitas.
Pelatihan Administrasi dan Sistem Pengarsipan Elektronik
Optimalkan pengelolaan dokumen dan kearsipan organisasi Anda melalui pemahaman komprehensif tentang administrasi manual dan sistem elektronik modern.
Tertarik dengan program Pelatihan Electronic Filing System dan Email Handling?
Bicarakan kebutuhan tim Anda dengan tim kurikulum kami, baik kelas publik maupun in-house.