Pelatihan Kendali Dokumen dan Sistem Pengarsipan Efektif
Kuasi keterampilan esensial dalam pengelolaan dokumen dan sistem pengarsipan modern untuk meningkatkan efisiensi operasional dan kepatuhan standar
Disusun oleh Tim Kurikulum GAS · PT Gerbang Akselerasi Sukses
- Durasi
- 2 hari
- Jadwal terdekat
- 4–5 November 2026
- Format
- Tatap Muka
GASTentangTentang program
Dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, peran pengendali dokumen sangat krusial. Mereka bertanggung jawab penuh atas siklus hidup dokumen, mulai dari penerbitan, pengesahan, distribusi, penyimpanan, pengendalian, hingga pemusnahan. Efektivitas peran ini tidak hanya mendukung kepatuhan standar, tetapi juga menjamin ketersediaan informasi yang akurat dan relevan bagi organisasi.
Pelatihan ini dirancang untuk membekali para profesional dengan pemahaman mendalam tentang prinsip dan praktik terbaik dalam kendali dokumen serta sistem pengarsipan yang efisien. Dengan semakin kompleksnya pengelolaan informasi di era digital, sistem berkas yang terstruktur dan mudah diakses menjadi kunci keberhasilan operasional. Anda akan mempelajari berbagai metode penamaan dan penempatan berkas, serta bagaimana struktur hierarki sistem operasi modern mendukung pengelolaan file.
Program ini bertujuan untuk meningkatkan kompetensi peserta dalam mengelola dokumen dan arsip secara sistematis. Peserta akan diajak untuk berbagi pengalaman dan pengetahuan mengenai praktik terbaik dalam kendali dokumen dan sistem pengarsipan, sehingga dapat menerapkan solusi yang tepat guna di lingkungan kerja masing-masing. Pelatihan ini juga akan membahas bagaimana mengidentifikasi dan mengatasi tantangan umum dalam pengelolaan dokumen, baik fisik maupun digital.
Untuk siapa program ini
- Staff Sumber Daya Manusia (SDM)
- Karyawan yang ingin mendalami bidang kendali dokumen dan sistem pengarsipan
- Profesional yang bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen dan arsip
- Individu yang terlibat dalam implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
Outline materi
01 Ruang Lingkup Kendali Dokumen dan Sistem Pengarsipan
- Penerapan ruang lingkup kendali dokumen dan sistem pengarsipan pada pekerjaan sehari-hari
- Pembahasan studi kasus dan latihan ruang lingkup kendali dokumen dan sistem pengarsipan
02 Dokumentasi dan Pengarsipan
- Pengertian arsip dan pengelolaan arsip
- Jenis-jenis arsip
- Tujuan pengelolaan arsip
- Proses penggandaan dan pendistribusian arsip
- Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean)
- Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
- Prosedur peminjaman arsip
- Penyusutan arsip
- Aspek penting dalam pengelolaan arsip
03 Sistem Pemberkasan Dokumen
- Pengawasan berkas terpusat dan tersebar berbasis analisis bisnis
- Prinsip-prinsip klasifikasi
- Klasifikasi abjad: sistem kamus, sistem ensiklopedia, sistem geografis
- Klasifikasi angka: sistem pemberkasan desimal, sistem pemberkasan kronologis
- Klasifikasi alfanumerik
- Pengindeksan dan kualitas indeks
- Pengindeksan kata penting (KWIC dan KWOC), alfabetikal
- Prosedur pemeliharaan berkas
- Pengawasan dan pengelompokan berkas
- Disposisi dokumen
- Pengelolaan ruang berkas
- Permasalahan umum dalam pemberkasan
04 Penyusunan Prosedur Operasional Standar (SOP)
- Pengertian dan signifikansi SOP
- Simbol-simbol yang digunakan dalam SOP
- Prinsip dan teknik penyusunan SOP
05 Pengelolaan Inventarisasi
- Pengertian inventarisasi
- Pelaksanaan inventarisasi
- Mutasi barang
- Pemberian label dan kode barang
- Penghapusan barang
06 Manajemen Dokumen Elektronik
- Perencanaan sistem dokumen elektronik
- Survei dokumen dan informasi
- Penilaian dokumen
- Metadata dan kebijakan terkait
- Strategi kontekstual
- Keamanan, kualitas, dan preservasi informasi
07 Sistem Pengarsipan Digital dan Aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (EDMS)
- Konsep sistem pengarsipan digital dan perangkat pendukungnya
- Isu legalitas arsip digital
- Prosedur alih media/imaging dokumen
- Kategori pengenalan Scanner
- Kategori dan komponen EDMS
- Integrasi EDMS dengan informasi dan lokasi penyimpanan
- Alat dan media penyimpanan (storage)
- Komponen biaya dalam implementasi EDMS
08 Perencanaan dan Pengorganisasian Kegiatan Kantor
- Asas-asas manajemen perkantoran
- Struktur organisasi kantor
09 Tata Ruang Kantor
- Pengertian dan tujuan tata ruang kantor
- Asas tata ruang kantor
- Jenis-jenis tata ruang kantor
- Fasilitas kantor
- Penyusunan tata letak fasilitas kantor
- Tata lingkungan kantor
- Prinsip 5R dalam tata ruang kantor
10 Pengelolaan Waktu Efektif dalam Pekerjaan Kantor
- Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif
- Teknik manajemen waktu: skala prioritas, delegasi, dan asertif
- Identifikasi penyebab pemborosan waktu dan antisipasinya
- Mengelola rapat secara efektif dan membuat notulen yang baik
11 Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran
- Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
- Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
- Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
- Administrasi perkantoran
- Sistem Arsip Elektronik
- Sistem Informasi Manajemen
- Manajemen basis data, intranet, dan internet
12 Studi Kasus / Praktik Pemecahan Masalah Kendali Dokumen dan Sistem Pengarsipan Efektif
- Penerapan studi kasus / praktik pemecahan masalah kendali dokumen dan sistem pengarsipan efektif pada pekerjaan sehari-hari
- Pembahasan studi kasus dan latihan studi kasus / praktik pemecahan masalah kendali dokumen dan sistem pengarsipan efektif
Metode penyampaian
- Sesi interaktif dan diskusi
- Studi kasus dan analisis masalah
- Presentasi materi oleh instruktur berpengalaman
- Praktik pemecahan masalah
- Pelatihan daring via Zoom atau tatap muka (offline)
Video pembelajaran
Kenali lebih dekat cara PT Gerbang Akselerasi Sukses menyelenggarakan pelatihan manajemen perkantoran, dari kelas publik bulanan sampai in-house training yang dirancang sesuai kebutuhan tim Anda. Lihat juga jadwal pelatihan terbaru dan katalog program lainnya.
Fasilitas
- Modul / Handout
- Sertifikat Pelatihan
- Tas Training / Ransel
- Training Kit (Dokumentasi foto, Blocknote, ATK, dll)
- 2x Coffe Break & 1 Lunch, Dinner
- Souvenir Eksklusif
- Ruang pelatihan ber-AC penuh dan Multimedia
Lokasi & investasi
Regular training bulanan digelar di hotel pada kota-kota berikut, atau ikuti kelas daring dari mana saja. Program ini juga tersedia dalam format in-house.
YogyakartaHotel berbintang di Yogyakarta
Hubungi kami
JakartaHotel berbintang di Jakarta
Hubungi kami
BandungHotel berbintang di Bandung
Hubungi kami
BaliHotel berbintang di Bali
Hubungi kami
SurabayaHotel berbintang di Surabaya
Hubungi kami
Biaya di atas berlaku per peserta untuk kelas publik dan belum termasuk pajak. Untuk pengiriman 3 peserta atau lebih dari satu perusahaan, tersedia harga korporat. Kebutuhan in-house training disesuaikan dengan agenda dan anggaran perusahaan Anda.
Jadwal batch 2026 – 2027
Kelas publik Pelatihan Kendali Dokumen dan Sistem Pengarsipan Efektif dijadwalkan setiap bulan sepanjang 2026 – 2027 di Yogyakarta, Jakarta, Bandung, Bali dan Surabaya. Batch terdekat 4–5 November 2026 dan pendaftaran sudah dibuka. Program ini juga tersedia sebagai in-house training bila tim Anda membutuhkan tanggal atau lokasi lain.
Catatan. Jadwal bersifat indikatif. Peserta dari luar kota mohon menunggu Surat Konfirmasi resmi dari GAS sebelum memesan tiket dan akomodasi. Baca syarat & ketentuan.
Ulasan peserta
4.7 / 5 · 3 ulasan
“Pelatihan ini memberikan pemahaman yang sangat jelas tentang pentingnya kendali dokumen. Materi disampaikan dengan mudah dicerna dan relevan dengan pekerjaan sehari-hari.”
Adi Sumito
Manajer Administrasi
“Saya mendapatkan banyak wawasan baru mengenai pengelolaan arsip digital. Instruktur sangat kompeten dan mampu menjawab setiap pertanyaan dengan baik.”
Timmie Melvin
Staf HRD
“Sangat direkomendasikan! Dari pelatihan ini, kami jadi tahu cara menyusun SOP yang efektif dan mengelola inventaris dengan lebih sistematis.”
Halifah Sunjata
Koordinator Kantor
Pertanyaan umum
Apa saja manfaat utama mengikuti pelatihan ini
Pelatihan ini akan membekali Anda dengan keterampilan esensial dalam kendali dokumen, sistem pengarsipan, dan otomatisasi perkantoran, yang semuanya penting untuk efisiensi dan kepatuhan organisasi.
Siapa saja yang sebaiknya mengikuti program ini
Program ini ideal untuk staf SDM, karyawan yang ingin memperdalam pemahaman tentang manajemen dokumen, serta profesional yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip dan informasi.
Apakah pelatihan ini mencakup materi tentang arsip digital
Ya, pelatihan ini memiliki modul khusus mengenai Manajemen Dokumen Elektronik, Sistem Pengarsipan Digital, dan aplikasi Electronic Document Management System (EDMS).
Bagaimana metode pelaksanaan pelatihan ini
Pelatihan dapat diselenggarakan secara daring melalui Zoom atau tatap muka (offline), disesuaikan dengan kebutuhan dan kesepakatan.
Apakah ada studi kasus dalam pelatihan ini
Ya, ada sesi studi kasus dan praktik pemecahan masalah untuk mengaplikasikan teori yang telah dipelajari dalam skenario nyata.
Apakah biaya pelatihan sama untuk semua kota
Tidak, biaya investasi pelatihan dapat berbeda di setiap kota. Informasi lebih lanjut dapat diperoleh dengan menghubungi tim kami.
Lainnya
Program terkait yang mungkin cocok
Pelatihan Pengendalian dan Sistem Pengarsipan Dokumen
Kuasi keterampilan esensial dalam mengelola dokumen perusahaan secara efisien dan sesuai regulasi untuk optimasi kinerja bisnis Anda.
Pelatihan General Affair Management
Tingkatkan kompetensi manajerial dan teknis divisi General Affairs untuk mendukung operasional organisasi secara optimal dan efisien.
Pelatihan Effective Office Management
Tingkatkan efisiensi operasional kantor dan kembangkan keahlian manajerial untuk menciptakan lingkungan kerja yang produktif.
Tertarik dengan program Pelatihan Kendali Dokumen dan Sistem Pengarsipan Efektif?
Bicarakan kebutuhan tim Anda dengan tim kurikulum kami, baik kelas publik maupun in-house.