Implementasi Electronic Filing dengan RMS dan EFS
Kuasi pengelolaan arsip digital dan fisik secara efisien sesuai regulasi terkini untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efisiensi penyimpanan.
Disusun oleh Tim Kurikulum GAS · PT Gerbang Akselerasi Sukses
- Durasi
- 2 hari
- Jadwal terdekat
- 17–18 November 2026
- Format
- Tatap Muka / Daring
GASTentangTentang program
Dalam era digital, pengelolaan arsip menjadi krusial untuk operasional organisasi yang efektif. Informasi adalah aset vital yang mendukung perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan. Tanpa sistem kearsipan yang terstruktur, volume arsip yang terus bertambah dapat menjadi beban, menghambat akses informasi, dan menurunkan produktivitas.
Pelatihan ini dirancang untuk membekali peserta dengan pemahaman mendalam tentang prinsip dan tujuan manajemen kearsipan modern. Anda akan mempelajari Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS) berdasarkan regulasi terbaru di Indonesia, memastikan arsip dapat diakses dengan cepat, tepat, dan efisien sesuai kebutuhan organisasi.
Melalui program ini, peserta akan menguasai implementasi kedua metode kearsipan tersebut, termasuk pemanfaatan Electronic Imaging System untuk digitalisasi dokumen. Ini akan membantu organisasi menciptakan salinan digital yang praktis, menghemat ruang fisik, dan mempercepat penelusuran informasi, sehingga meningkatkan kinerja pelayanan secara keseluruhan.
Untuk siapa program ini
- Staf atau pemimpin tim yang bertanggung jawab atas proses pengarsipan dokumen.
- Profesional kearsipan yang ingin memperbarui pengetahuan dan keterampilan dengan regulasi serta teknologi terbaru.
- Manajer operasional yang berupaya meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen di unit kerjanya.
- Siapa pun yang terlibat dalam manajemen informasi dan ingin mengimplementasikan sistem kearsipan elektronik.
Outline materi
01 Dasar Hukum dan Konsep Kearsipan
- Memahami struktur perundang-undangan kearsipan di Indonesia, termasuk UU No. 43/2009 dan PP No. 28/2012.
- Mengenal berbagai jenis arsip: dinamis, aktif, inaktif, vital, statis, serta peran unit pengolah dan unit kearsipan.
- Memahami siklus hidup pengelolaan arsip dan jadwal retensi arsip (JRA) untuk penyusutan, pemusnahan, dan penyerahan.
02 Records Management System (RMS)
- Mempelajari konsep model siklus hidup pengelolaan arsip dalam sistem manajemen kearsipan.
- Menganalisis contoh Standar Operasional Prosedur (SOP) Manajemen Kearsipan yang lengkap.
- Mengidentifikasi faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi sistem kearsipan dalam organisasi.
03 Electronic Filing System (EFS) dan Digital Imaging
- Memahami konsep model arsip berkelanjutan (records continuous model) pada sistem manajemen arsip elektronis.
- Mengenal Electronic Imaging System dan urgensi implementasinya di semua organisasi.
- Mampu membuat dokumen digital hasil pemindaian (OCR Scanning) yang dapat dibaca dan diedit teksnya.
04 Implementasi Praktis Dokumen Digital
- Menambahkan keterangan dan tanda tangan digital yang diproteksi kata sandi pada dokumen elektronik.
- Menerapkan aplikasi EFIDMS untuk modul Electronic Document Management System dan Electronic Imaging System.
- Menguasai langkah-langkah operasional untuk kontrol dokumen, distribusi, dan pembaruan dalam aplikasi.
05 Optimasi dan Keamanan Akses Dokumen
- Melakukan pencarian dokumen secara cepat dan tepat menggunakan berbagai metode.
- Memahami proses pengambilan dokumen baik melalui scanner maupun kamera digital, lalu dikonversi ke format Office.
- Mengatur tingkat keamanan akses pengguna aplikasi serta pemilihan dan pengiriman dokumen via email langsung dari aplikasi EFIDMS.
Metode penyampaian
- Penyampaian materi interaktif dan komprehensif.
- Diskusi kelompok untuk pertukaran ide dan pengalaman.
- Studi kasus nyata untuk analisis dan pemecahan masalah.
- Evaluasi pemahaman materi melalui kuis dan tugas.
- Pre-test dan Post-test untuk mengukur peningkatan kompetensi.
Video pembelajaran
Kenali lebih dekat cara PT Gerbang Akselerasi Sukses menyelenggarakan pelatihan supply chain, dari kelas publik bulanan sampai in-house training yang dirancang sesuai kebutuhan tim Anda. Lihat juga jadwal pelatihan terbaru dan katalog program lainnya.
Fasilitas
- Modul & handout digital "Implementasi Electronic Filing dengan RMS dan EFS"
- e-Certificate dan sertifikat cetak "Implementasi Electronic Filing dengan RMS dan EFS"
- Materi presentasi dan studi kasus siap pakai
- 2x rehat kopi dan 1x makan siang per hari (kelas tatap muka)
- Training kit: tas, blocknote, dan alat tulis
- Konsultasi bebas dengan fasilitator melalui grup pasca-pelatihan
- Dokumentasi foto kegiatan
Lokasi & investasi
Regular training bulanan digelar di hotel pada kota-kota berikut, atau ikuti kelas daring dari mana saja. Program ini juga tersedia dalam format in-house.
YogyakartaHotel Fortuna Grande Malioboro
Rp 5.750.000 / peserta
JakartaHotel Amaris La Codefin Kemang
Rp 6.250.000 / peserta
SurabayaHotel Neo Gubeng
Rp 6.250.000 / peserta
BandungHotel Neo Dipatiukur
Rp 6.250.000 / peserta
BaliHotel Ibis Kuta
Rp 7.250.000 / peserta
LombokHotel Jayakarta Lombok
Rp 7.250.000 / peserta
DaringZoom Meeting (kelas interaktif)
Rp 3.500.000 / peserta
Biaya di atas berlaku per peserta untuk kelas publik dan belum termasuk pajak. Untuk pengiriman 3 peserta atau lebih dari satu perusahaan, tersedia harga korporat. Kebutuhan in-house training disesuaikan dengan agenda dan anggaran perusahaan Anda.
Jadwal batch 2026 – 2027
Kelas publik Implementasi Electronic Filing dengan RMS dan EFS dijadwalkan setiap bulan sepanjang 2026 – 2027 di Yogyakarta, Jakarta, Surabaya, Bandung, Bali dan Lombok, serta kelas daring. Batch terdekat 17–18 November 2026 dan pendaftaran sudah dibuka. Program ini juga tersedia sebagai in-house training bila tim Anda membutuhkan tanggal atau lokasi lain.
Catatan. Jadwal bersifat indikatif. Peserta dari luar kota mohon menunggu Surat Konfirmasi resmi dari GAS sebelum memesan tiket dan akomodasi. Baca syarat & ketentuan.
Ulasan peserta
4.7 / 5 · 3 ulasan
“Pelatihan ini sangat membuka wawasan saya tentang regulasi kearsipan terbaru. Metode EFS yang diajarkan langsung bisa saya terapkan di kantor, membuat pekerjaan lebih efisien.”
Ratna Dewi
Analis Arsip
“Materi tentang RMS sangat detail dan contoh SOP-nya sangat membantu. Sekarang tim kami punya panduan yang jelas untuk mengelola arsip fisik dan digital.”
Bambang Susilo
Manajer Administrasi
“Saya jadi paham pentingnya Electronic Imaging System dan cara membuat dokumen digital yang searchable. Ini revolusioner untuk efisiensi penyimpanan dan pencarian dokumen.”
Dian Purnama
Staf Dokumentasi
Pertanyaan umum
Apa perbedaan utama antara RMS dan EFS
RMS (Records Management System) lebih fokus pada pengelolaan arsip fisik dan siklus hidupnya sesuai regulasi, sementara EFS (Electronic Filing System) berfokus pada penataan dan pengelolaan file secara elektronik, termasuk digitalisasi dan pencarian.
Apakah pelatihan ini sesuai untuk pemula di bidang kearsipan
Ya, pelatihan ini dirancang untuk memberikan pemahaman komprehensif mulai dari dasar regulasi hingga implementasi teknis. Peserta akan dibimbing langkah demi langkah.
Apakah akan ada studi kasus atau latihan praktis
Tentu, pelatihan ini mencakup studi kasus dan aplikasi praktis, termasuk penggunaan software kearsipan, untuk memastikan peserta dapat langsung menerapkan pengetahuan yang didapat.
Bagaimana pelatihan ini membantu efisiensi kerja
Dengan menguasai metode RMS dan EFS, Anda dapat mengelola arsip lebih sistematis, mempercepat pencarian dokumen, mengurangi penggunaan ruang penyimpanan fisik, dan memastikan kepatuhan regulasi, yang semuanya berkontribusi pada efisiensi operasional.
Apakah ada materi tentang keamanan dokumen digital
Ya, pelatihan ini mencakup aspek keamanan, seperti menambahkan tanda tangan digital yang diproteksi kata sandi dan pengaturan level keamanan akses pengguna aplikasi, untuk menjaga integritas dan kerahasiaan dokumen.
Lainnya
Program terkait yang mungkin cocok
Manajemen Kearsipan Modern
Tingkatkan efisiensi organisasi dan pastikan kelestarian informasi penting melalui pengelolaan arsip manual dan digital yang sistematis.
Manajemen Dokumen dan Sistem Pengarsipan Efektif
Kuasi pengelolaan dokumen perusahaan dari prinsip dasar hingga praktik elektronik untuk efisiensi operasional dan kepatuhan regulasi.
Manajemen Rantai Pasok: Perencanaan, Pengadaan, dan Persediaan
Menyeimbangkan ketersediaan barang, biaya persediaan, dan tingkat layanan di seluruh rantai pasok.
Tertarik dengan program Implementasi Electronic Filing dengan RMS dan EFS?
Bicarakan kebutuhan tim Anda dengan tim kurikulum kami, baik kelas publik maupun in-house.