Pelatihan Electronic Filing dengan Sistem Manajemen Dokumen Terintegrasi dan Penanganan E-mail
Kuasi sistem kearsipan modern untuk efisiensi operasional, kepatuhan ISO 9001, dan peningkatan daya saing organisasi.
Disusun oleh Tim Kurikulum GAS · PT Gerbang Akselerasi Sukses
- Durasi
- 2 hari
- Jadwal terdekat
- 17–18 November 2026
- Format
- Tatap Muka
GASTentangTentang program
Di tengah era globalisasi dan pesatnya perkembangan teknologi informasi, organisasi membutuhkan sumber daya manusia yang mahir dalam mengimplementasikan konsep integrasi sistem pencitraan elektronik (electronic imaging system) dengan sistem manajemen arsip (records management system), serta penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik (electronic document management system). Pelatihan ini dirancang untuk membekali peserta dengan pemahaman mendalam mengenai implementasi teknologi kearsipan modern.
Penerapan sistem manajemen arsip yang tepat adalah fondasi utama dalam membangun sistem pengarsipan yang modern dan efisien. Dengan memanfaatkan sistem pencitraan elektronik, organisasi dapat mencapai efisiensi sumber daya yang signifikan dibandingkan metode pengarsipan tradisional berbasis kertas. Dokumen hasil pemindaian dapat dengan cepat ditelusuri dan ditemukan dalam basis data, sehingga mempercepat pengelolaan kearsipan secara keseluruhan.
Sistem manajemen dokumen elektronik berfungsi untuk mengelola file digital yang dihasilkan dari berbagai aplikasi seperti pengolah kata, lembar kerja, presentasi, dan aplikasi proyek. Ini memfasilitasi identifikasi revisi dokumen elektronik serta otorisasi pembaruan, memastikan dokumen dapat diakses dengan cepat saat dibutuhkan. Penerapan sistem ini juga mendukung kebijakan pengendalian dokumen sesuai standar ISO 9001 dan regulasi pemerintah terkait.
Implementasi yang benar dari semua elemen ini akan secara substansial meningkatkan proses pelayanan baik untuk pelanggan internal maupun eksternal. Hal ini akan berkontribusi pada citra positif organisasi dan memperkuat daya saingnya di pasar.
Untuk siapa program ini
- Staf
- Leader yang bertanggung jawab dalam proses pengarsipan dokumen
Outline materi
01 Gambaran Umum dan Konsep Dasar Kearsipan
- Definisi arsip/dokumen untuk lembaga negara, badan pemerintahan, serta badan swasta/perorangan berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
- Penjelasan istilah-istilah kearsipan.
- Klasifikasi jenis-jenis arsip/dokumen perusahaan.
- Nilai guna, fungsi, dan manfaat arsip/dokumen bagi lembaga negara, badan pemerintahan, dan perusahaan/perorangan.
- Pembuatan kode klasifikasi dan kode indeks dalam pengelolaan arsip/dokumen.
- Faktor-faktor umum yang menjadi kendala dalam pengelolaan arsip/dokumen perusahaan.
- Regulasi terbaru mengenai pengolahan dan penyimpanan dokumen perusahaan.
02 Sistem dan Prosedur Pengarsipan Modern
- Memahami konsep dokumen (file, records, archive) serta tinjauan umum aspek pengelolaannya, mulai dari penciptaan, penyimpanan, pengambilan, penyusutan umur, hingga pemusnahan dokumen.
- Implementasi 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) beserta 2 metode penyimpanan dan pengambilannya untuk kategori dokumen kronologis.
- Memahami implementasi prosedur dan prinsip-prinsip filing system.
- Langkah-langkah proses filing.
- Pembuatan dan penggunaan filing alfabetis.
- Pembuatan dan penggunaan filing surat numerik.
- Pembuatan dan penggunaan filing surat geografis dan filing surat subyektif.
- Metode pengawasan dan pemindahan arsip.
- Pemilihan peralatan dan perlengkapan filing.
- Pembentukan dan pemeliharaan sistem filing.
- Proses penyusutan umur dokumen (document, records, dan archive).
- Langkah-langkah sebelum proses pemusnahan dokumen dilakukan.
- Proses pemilihan cara-cara pemusnahan dokumen.
- Pemaparan Undang-Undang Kearsipan RI dari UU No. 7 tahun 1971 sampai dengan UU Kearsipan No. 43 tahun 2009.
03 Integrasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik
- Memahami implementasi konsep records management system, electronics imaging system, dan electronics document management system.
- Memahami implementasi konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
- Memahami implementasi konsep electronic document management system.
- Memahami implementasi electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
- Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filing system.
- Memahami implementasi document control berdasarkan standar ISO 9001.
- Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
- Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
04 Aplikasi Perangkat Lunak EFIDMS dan Operasionalnya
- Memahami implementasi penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System, dan modul Record Management System, lengkap dengan penggunaan scanner, printer, dan kamera digital.
- Aplikasi untuk Records Management System dalam software EFIDMS.
- Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam software EFIDMS.
- Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam software EFIDMS.
- Langkah-langkah operasional dari Electronics Imaging System automation link ke dalam Records Management System.
- Langkah-langkah operasional untuk mengatur level security user access application.
- Langkah-langkah operasional aplikasi untuk document control process.
- Langkah-langkah operasional aplikasi untuk document distribution process.
- Langkah-langkah operasional aplikasi untuk document update process.
- Melakukan proses document searching secara cepat (soft dan hard) berdasarkan 5 metode.
- Proses document capture melalui scanner atau kamera digital, kemudian dikonversi menjadi dokumen Microsoft Office (XP, 2003, 2007, 2010).
- Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
05 Pengukuran Kinerja dan Studi Kasus
- Bagaimana mengetahui tingkat akurasi rasio kecermatan pengambilan dokumen.
- Menghitung rumus rasio efektivitas manajemen dalam mengelola arsip secara menyeluruh.
- Studi kasus, diskusi, dan tanya jawab.
Metode penyampaian
- Diskusi
- Praktek
- Studi Kasus
Video pembelajaran
Kenali lebih dekat cara PT Gerbang Akselerasi Sukses menyelenggarakan pelatihan manajemen dokumen, dari kelas publik bulanan sampai in-house training yang dirancang sesuai kebutuhan tim Anda. Lihat juga jadwal pelatihan terbaru dan katalog program lainnya.
Fasilitas
- Antar jemput Hotel/Bandara (Gratis)
- Transportasi Peserta ke tempat pelatihan (Berdasarkan Permintaan)
- Modul / Handout
- Flashdisk
- Sertifikat
- Tas Training
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, dll)
- 2x Coffee Break
- 1x Makan Siang
- Makan Malam
- Souvenir Eksklusif
Lokasi & investasi
Regular training bulanan digelar di hotel pada kota-kota berikut, atau ikuti kelas daring dari mana saja. Program ini juga tersedia dalam format in-house.
YogyakartaHotel Fortuna Grande Malioboro
Rp 6.000.000 / peserta
JakartaHotel Amaris Kemang La Codefin
Rp 6.500.000 / peserta
BandungHotel Neo Dipatiukur
Rp 6.500.000 / peserta
BaliHotel Ibis Kuta
Rp 7.500.000 / peserta
LombokHotel Jayakarta
Rp 7.500.000 / peserta
SurabayaHotel Neo Gubeng
Rp 7.500.000 / peserta
Biaya di atas berlaku per peserta untuk kelas publik dan belum termasuk pajak. Untuk pengiriman 3 peserta atau lebih dari satu perusahaan, tersedia harga korporat. Kebutuhan in-house training disesuaikan dengan agenda dan anggaran perusahaan Anda.
Jadwal batch 2026 – 2027
Kelas publik Pelatihan Electronic Filing dengan Sistem Manajemen Dokumen Terintegrasi dan Penanganan E-mail dijadwalkan setiap bulan sepanjang 2026 – 2027 di Yogyakarta, Jakarta, Bandung, Bali, Lombok dan Surabaya. Batch terdekat 17–18 November 2026 dan pendaftaran sudah dibuka. Program ini juga tersedia sebagai in-house training bila tim Anda membutuhkan tanggal atau lokasi lain.
Catatan. Jadwal bersifat indikatif. Peserta dari luar kota mohon menunggu Surat Konfirmasi resmi dari GAS sebelum memesan tiket dan akomodasi. Baca syarat & ketentuan.
Ulasan peserta
4.7 / 5 · 3 ulasan
“Pelatihan ini sangat membuka wawasan saya tentang pentingnya manajemen dokumen digital. Materi yang disampaikan sangat relevan dan aplikatif untuk kebutuhan perusahaan.”
Djoko Soegiarto Tjandra
Manajer Administrasi
“Saya mendapatkan banyak trik praktis dalam mengelola arsip elektronik, terutama penggunaan software EFIDMS yang dijelaskan secara mendalam. Instruktur sangat kompeten.”
Souw Koan
Staf Kearsipan
“Konsep integrasi sistem kearsipan modern yang diajarkan sangat membantu kami merencanakan strategi digitalisasi dokumen perusahaan. Pelatihannya informatif dan interaktif.”
Rachmat Susantyo
Kepala Bagian Umum
Pertanyaan umum
Berapa jumlah peserta minimal agar pelatihan dapat berjalan
Pelatihan ini idealnya berjalan dengan minimal 3 peserta, namun bisa disesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda.
Apakah tersedia opsi pelatihan privat (perorangan)
Ya, kami dapat menyelenggarakan pelatihan privat selama 1 hari dengan persetujuan dari klien.
Di kota mana saja pelatihan ini biasanya diselenggarakan
Pelatihan kami diselenggarakan di berbagai kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, dan Lombok.
Bisakah pelatihan diadakan di luar kota-kota yang disebutkan
Penyelenggaraan pelatihan di kota lain dapat diatur dengan kuota minimal 5 orang per kelas.
Apakah memungkinkan untuk mengadakan In House Training (IHT) di perusahaan klien
Ya, kami dapat menyelenggarakan pelatihan secara In House Training (IHT) di lokasi perusahaan klien.
Apakah jadwal pelatihan dapat disesuaikan dengan kebutuhan klien
Jadwal pelatihan sangat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik klien.
Lainnya
Program terkait yang mungkin cocok
Pelatihan Implementasi Electronic Filing dan Document Management System
Kuasi pengelolaan dokumen digital dan fisik secara efektif untuk meningkatkan efisiensi operasional dan daya saing organisasi sesuai standar ISO 9001.
Pelatihan Advance Document Management dan Implementasi Electronic Filing
Tingkatkan efisiensi dan keamanan pengelolaan dokumen perusahaan Anda sesuai standar internasional dan regulasi kearsipan terkini.
Pelatihan Implementasi Electronic Filing dengan Metode RMS, EIS, & EDMS
Kuasi integrasi sistem manajemen arsip elektronik untuk efisiensi operasional dan kepatuhan regulasi dalam pengelolaan dokumen.
Tertarik dengan program Pelatihan Electronic Filing dengan Sistem Manajemen Dokumen Terintegrasi dan Penanganan E-mail?
Bicarakan kebutuhan tim Anda dengan tim kurikulum kami, baik kelas publik maupun in-house.