Pelatihan Implementasi Electronic Filing dengan Sistem Manajemen Dokumen Terintegrasi dan Penanganan E-mail

Kuasi sistem kearsipan modern untuk pengelolaan dokumen elektronik yang efisien dan mendukung kepatuhan standar ISO 9001 serta regulasi pemerintah.

Disusun oleh Tim Kurikulum GAS · PT Gerbang Akselerasi Sukses

Durasi: 3 hari
Jadwal terdekat: 17–19 November 2026
Format: Tatap Muka

GASTentang

Tentang program

Di era globalisasi dan kemajuan teknologi informasi, organisasi sangat membutuhkan tenaga kerja yang mahir dalam mengimplementasikan konsep integrasi antara electronic imaging system dengan records management system, serta penerapan electronic document management system. Sistem manajemen kearsipan yang solid menjadi fondasi krusial untuk pengembangan sistem penyimpanan berkas modern.

Pemanfaatan electronic imaging system memungkinkan organisasi mencapai efisiensi sumber daya yang signifikan dibandingkan metode kearsipan tradisional berbasis kertas. Dokumen hasil pemindaian dapat ditelusuri dan ditemukan kembali secara cepat dalam database, mempercepat dan mempermudah pengelolaan kearsipan secara keseluruhan. Ini juga mendukung pengendalian dokumen sesuai standar ISO 9001 dan regulasi pemerintah terkait.

Pelatihan ini dirancang untuk membekali peserta dengan pemahaman mendalam tentang implementasi sistem kearsipan elektronik terintegrasi. Dengan menguasai pengelolaan dokumen elektronik yang dihasilkan dari berbagai aplikasi seperti word processor, spreadsheet, presentasi, dan project, peserta akan mampu melakukan identifikasi dan otorisasi revisi dokumen secara efektif. Keberhasilan implementasi ini akan sangat menunjang kualitas layanan kepada pelanggan internal maupun eksternal, meningkatkan citra organisasi, dan daya saing di pasar.

Melalui program ini, peserta akan mempelajari cara memaksimalkan proses pelayanan dengan memanfaatkan teknologi kearsipan terkini, memastikan dokumen dapat ditemukan dengan cepat saat dibutuhkan, serta memahami faktor-faktor kunci keberhasilan dalam penerapan sistem kearsipan elektronik.

Untuk siapa program ini

Staf, Supervisor, dan manajer dari berbagai divisi.
Profesional yang ingin meningkatkan pengetahuan tentang Electronic Filing dengan Sistem Manajemen Dokumen Terintegrasi dan Penanganan E-mail.

Outline materi

01 Materi Umum Pengelolaan Dokumen dan Kearsipan
- Memahami definisi dokumen dalam konteks file, records, dan archive, beserta tinjauan umum aspek pengelolaannya, mulai dari penciptaan, penyimpanan, pengambilan, penyusutan, hingga pemusnahan dokumen.
- Memahami implementasi lima jenis sistem penyimpanan arsip (filing system) dan dua metode penyimpanan serta pengambilannya untuk dokumen kronologis.
- Implementasi konsep records management system, electronics imaging system, dan electronics document management system.
- Implementasi integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
- Penerapan prosedur dan prinsip-prinsip filing system.
- Memahami pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
- Faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
02 Dasar-Dasar Kearsipan dan Pengelolaan Dokumen
- Definisi arsip/dokumen untuk lembaga negara/pemerintahan dan badan swasta/perorangan berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
- Penjelasan istilah-istilah kearsipan.
- Klasifikasi jenis-jenis arsip/dokumen perusahaan.
- Nilai guna, fungsi, dan manfaat arsip/dokumen bagi lembaga negara/pemerintahan dan perusahaan/perorangan.
- Pembuatan kode klasifikasi dan kode indeks dalam pengelolaan arsip/dokumen.
- Faktor-faktor umum penghambat pengelolaan arsip/dokumen perusahaan.
- Regulasi terbaru mengenai pengolahan dan penyimpanan dokumen perusahaan.
- Prosedur filing system.
- Langkah-langkah proses filing.
- Pembuatan dan penggunaan filing alfabetis.
- Pembuatan dan penggunaan filing surat numerik.
- Pembuatan dan penggunaan filing surat geografis dan filing surat subjektif.
- Metode pengawasan dan pemindahan arsip.
- Pemilihan peralatan dan perlengkapan filing.
- Pembentukan dan pemeliharaan sistem filing.
- Proses penyusutan umur dokumen (document, records, dan archive).
- Langkah-langkah sebelum proses pemusnahan dokumen dilakukan.
- Proses pemilihan cara-cara pemusnahan dokumen.
- Undang-Undang Kearsipan RI dari UU No. 7 tahun 1971 hingga UU Kearsipan 43 tahun 2009.
- Mengetahui tingkat akurasi rasio kecermatan pengambilan dokumen.
- Menghitung rumus rasio efektivitas manajemen dalam mengelola arsip secara menyeluruh.
- Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filing system.
- Memahami implementasi document control berbasis ISO 9001.
03 Aplikasi dan Operasional Electronic Filing dengan EFIDMS
- Implementasi electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
- Implementasi penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) untuk modul Electronic Document Management System, Electronic Imaging System, dan Record Management System, termasuk penggunaan scanner, printer, dan kamera digital.
- Aplikasi untuk Records Management System dalam software EFIDMS.
- Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam software EFIDMS.
- Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam software EFIDMS.
- Langkah-langkah operasional Electronics Imaging System automation link ke dalam Records Management System.
- Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level Security User Access Application.
- Langkah-langkah operasional aplikasi untuk Document Control process.
- Langkah-langkah operasional aplikasi untuk Document Distribution process.
- Langkah-langkah operasional aplikasi untuk Document Update process.
- Melakukan proses Document Searching secara cepat (soft dan hard) berdasarkan lima metode.
- Proses Document Capture melalui scanner atau digital cameras, kemudian konversi menjadi dokumen Microsoft Office (XP, 2003, 2007, 2010).
- Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi software EFIDMS.
- Studi kasus, diskusi, dan tanya jawab.

Metode penyampaian

Diskusi interaktif
Praktik langsung
Studi kasus

Video pembelajaran

Kenali lebih dekat cara PT Gerbang Akselerasi Sukses menyelenggarakan pelatihan kearsipan & dokumen, dari kelas publik bulanan sampai in-house training yang dirancang sesuai kebutuhan tim Anda. Lihat juga jadwal pelatihan terbaru dan katalog program lainnya.

Rekomendasi Lembaga Pelatihan dan Sertifikasi Profesi Terbaik. Tolok ukur memilih lembaga pelatihan dan sertifikasi profesi yang tepat, seperti fasilitator berpengalaman, kurikulum berbasis kompetensi kerja, dan skema sertifikasi yang diakui industri.

Fasilitas

Jemputan gratis dari hotel/bandara (by request)
Transportasi peserta ke lokasi pelatihan (by request)
Modul/handout
Flashdisk
Sertifikat
Tas pelatihan
Training kit (dokumentasi foto, blocknote, ATK, dll.)
2x coffee break & 1x makan siang
Souvenir eksklusif

Lokasi & investasi

Regular training bulanan digelar di hotel pada kota-kota berikut, atau ikuti kelas daring dari mana saja. Program ini juga tersedia dalam format in-house.

Tatap Muka

YogyakartaHotel Fortuna Grande Malioboro

Rp 6.000.000 / peserta

Tatap Muka

JakartaHotel Amaris Kemang La Codefin

Rp 6.500.000 / peserta

Tatap Muka

BandungHotel Neo Dipatiukur

Rp 6.500.000 / peserta

Tatap Muka

BaliHotel Ibis Kuta

Rp 7.500.000 / peserta

Tatap Muka

LombokHotel Jayakarta

Rp 7.500.000 / peserta

Tatap Muka

SurabayaHotel Neo Gubeng

Rp 7.500.000 / peserta

Biaya di atas berlaku per peserta untuk kelas publik dan belum termasuk pajak. Untuk pengiriman 3 peserta atau lebih dari satu perusahaan, tersedia harga korporat. Kebutuhan in-house training disesuaikan dengan agenda dan anggaran perusahaan Anda.

Jadwal batch 2026 – 2027

Kelas publik Pelatihan Implementasi Electronic Filing dengan Sistem Manajemen Dokumen Terintegrasi dan Penanganan E-mail dijadwalkan setiap bulan sepanjang 2026 – 2027 di Yogyakarta, Jakarta, Bandung, Bali, Lombok dan Surabaya. Batch terdekat 17–19 November 2026 dan pendaftaran sudah dibuka. Program ini juga tersedia sebagai in-house training bila tim Anda membutuhkan tanggal atau lokasi lain.

15–17 September 202620–22 Oktober 202617–19 November 202615–17 Desember 202620–22 Januari 202724–26 Februari 20275–7 Maret 202723–25 April 202719–21 Mei 202723–25 Juni 202723–25 Juli 202727–29 Agustus 2027

Catatan. Jadwal bersifat indikatif. Peserta dari luar kota mohon menunggu Surat Konfirmasi resmi dari GAS sebelum memesan tiket dan akomodasi. Baca syarat & ketentuan.

Ulasan peserta

4.7 / 5 · 3 ulasan

“Pelatihan ini sangat membuka wawasan saya tentang pengelolaan arsip digital. Materi yang komprehensif dan praktikumnya sangat membantu implementasi di kantor.”

Grant Moon-Tae Kim

Manajer Administrasi

“Penjelasan tentang ISO 9001 dan regulasi pemerintah sangat detail. Saya jadi lebih paham bagaimana memastikan kepatuhan dalam kearsipan elektronik.”

Trent Karoll

Staf Kearsipan

“Modul EFIDMS sangat relevan dengan kebutuhan perusahaan kami. Proses pencarian dan distribusi dokumen jadi jauh lebih efisien setelah pelatihan ini.”

Winardi Thamrin

Analis Sistem

Pertanyaan umum

Berapa jumlah minimal peserta untuk pelatihan ini dapat diselenggarakan

Pelatihan ini idealnya berjalan dengan minimal 3 peserta, namun bisa disesuaikan dengan kebutuhan khusus.

Apakah saya bisa mengikuti pelatihan secara privat

Ya, kami dapat menyelenggarakan pelatihan secara privat selama 1 hari jika ada persetujuan dari klien.

Di kota mana saja pelatihan ini biasanya diadakan

Kami menyelenggarakan pelatihan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok, serta di negara lain seperti Singapura dan Malaysia.

Apakah pelatihan bisa diselenggarakan di kota lain

Penyelenggaraan pelatihan dapat diadakan di kota lain dengan kuota minimal 5 orang per kelas.

Apakah tersedia opsi in-house training untuk perusahaan

Ya, kami dapat menyelenggarakan in-house training (IHT) di lokasi perusahaan klien.

Apakah jadwal pelatihan dapat disesuaikan

Jadwal pelatihan dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik klien.

Lainnya

Program terkait yang mungkin cocok

Kearsipan & Dokumen