Pelatihan Implementasi Electronic Filing dengan Sistem Manajemen Dokumen Terintegrasi dan Penanganan E-mail

Kuasi integrasi electronic imaging dan records management untuk efisiensi kearsipan modern sesuai standar ISO 9001 dan regulasi pemerintah.

Disusun oleh Tim Kurikulum GAS · PT Gerbang Akselerasi Sukses

Durasi: 2 hari
Jadwal terdekat: 17–18 November 2026
Format: Tatap Muka

GASTentang

Tentang program

Di tengah era globalisasi dan kemajuan teknologi informasi saat ini, organisasi sangat membutuhkan tenaga kerja yang kompeten dalam mengimplementasikan konsep integrasi sistem pencitraan elektronik (electronic imaging system) dengan sistem manajemen arsip (records management system), serta sistem manajemen dokumen elektronik (electronic document management system). Penerapan sistem manajemen kearsipan yang tepat menjadi fondasi penting untuk pengembangan sistem pengarsipan modern yang kokoh.

Pemanfaatan sistem pencitraan elektronik memungkinkan organisasi mencapai efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar dibandingkan pengelolaan arsip tradisional berbasis kertas. Hasilnya pun lebih efektif karena berkas hasil pindaian dapat dengan mudah ditelusuri dan ditemukan dalam basis data kapan pun dibutuhkan, dengan waktu respons yang sangat singkat. Hal ini secara signifikan mempermudah dan mempercepat proses pengelolaan kearsipan.

Sistem manajemen dokumen elektronik diimplementasikan untuk mengelola berbagai berkas dokumen elektronik yang dihasilkan dari aplikasi seperti pengolah kata, lembar kerja, presentasi, dan proyek. Sistem ini mempermudah identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi pembaruan revisi, sehingga dokumen dapat ditemukan dengan cepat saat diperlukan. Langkah-langkah ini mendukung kebijakan pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001 dan selaras dengan regulasi pemerintah Republik Indonesia terkait pengelolaan dokumen.

Apabila semua aspek tersebut diimplementasikan dengan baik dan benar, proses pelayanan baik kepada pelanggan internal maupun eksternal akan sangat terbantu dan maksimal. Pada akhirnya, ini akan berkontribusi pada pencitraan positif dan peningkatan daya saing organisasi di pasar.

Untuk siapa program ini

Staf
Leader
Supervisor
Manager yang bertanggung jawab dalam proses filing document

Outline materi

01 Konsep Dasar Kearsipan dan Pengelolaan Dokumen
- Definisi Arsip/Dokumen untuk Lembaga Negara/Pemerintahan dan Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI
- Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan
- Klasifikasi Jenis-Jenis Arsip/Dokumen Perusahaan
- Nilai Guna, Fungsi, dan Manfaat Arsip/Dokumen bagi Lembaga Negara/Pemerintahan dan Perusahaan/Perorangan
- Pembuatan Kode Klasifikasi dan Kode Indeks dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen
- Faktor-Faktor Umum yang Menjadi Kendala dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan
- Regulasi Terbaru Mengenai Pengolahan dan Penyimpanan Dokumen Perusahaan
02 Sistem Filing Tradisional dan Modern
- Prosedur Filing System
- Langkah-Langkah Proses Filing
- Pembuatan dan Penggunaan Filing Alfabetis
- Pembuatan dan Penggunaan Filing Surat Numerik
- Pembuatan dan Penggunaan Filing Surat Geografis dan Filing Surat Subyektif
- Pemaparan Metode Pengawasan dan Pemindahan Arsip
- Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing
- Pembentukan & Pemeliharaan Sistem Filing
- Proses Penyusutan Umur Dokumen (Document, Records dan Archive)
- Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen Dilakukan
- Proses Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen
- Pemaparan Undang-Undang Kearsipan RI Mulai dari Awal Hingga yang Terbaru (dari UU No. 7 tahun 1971 sampai dengan UU Kearsipan 43 2009)
03 Efektivitas dan Kontrol Dokumen
- Mengetahui Tingkat Akurasi Rasio Kecermatan Pengambilan Dokumen
- Menghitung Rumus Rasio Efektivitas Manajemen dalam Mengelola Arsip Secara Menyeluruh
- Mengetahui Jenis-Jenis Media Penyimpanan untuk Electronic Filing System
- Memahami Implementasi dari Document Control Based on ISO 9001
- Memahami Faktor-Faktor Kunci Sukses yang Mendukung Implementasi Filing System
04 Aplikasi EFIDMS dan Pengelolaannya
- Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS Software
- Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS Software
- Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS Software
- Langkah-Langkah Operasional dari Electronics Imaging System Automation Link ke dalam Records Management System
- Langkah-Langkah Operasional untuk Mengatur Level Security User Access Application
- Langkah-Langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control Process
- Langkah-Langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution Process
- Langkah-Langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update Process
- Melakukan Proses Document Searching secara Cepat (Soft and Hard) Berdasarkan 5 Metode
- Process Document Capture baik melalui Scanner ataupun melalui Digital Cameras, Kemudian di-Convert Menjadi Document Microsoft Office (XP, 2003, 2007, 2010)
- Pemilihan dan Pengambilan Dokumen secara Cepat dan Tepat untuk Dikirimkan via E-mail Langsung dari Aplikasi EFIDMS Software
- Studi Kasus / Diskusi / Tanya Jawab

Metode penyampaian

Presentasi
Diskusi Interaktif
Studi Kasus
Evaluasi
Pre-Test & Post-Test
Games

Video pembelajaran

Kenali lebih dekat cara PT Gerbang Akselerasi Sukses menyelenggarakan pelatihan kearsipan & dokumen, dari kelas publik bulanan sampai in-house training yang dirancang sesuai kebutuhan tim Anda. Lihat juga jadwal pelatihan terbaru dan katalog program lainnya.

Kelas In-House Training Cara Cepat Tingkatkan Produktivitas Tim. Cara kerja in-house training PT Gerbang Akselerasi Sukses untuk menaikkan produktivitas tim dalam waktu singkat, dari pemetaan kebutuhan dan penyusunan materi terapan sampai praktik langsung yang bisa diterapkan peserta di pekerjaannya.

Rekomendasi Lembaga Pelatihan dan Sertifikasi Profesi Terbaik. Tolok ukur memilih lembaga pelatihan dan sertifikasi profesi yang tepat, seperti fasilitator berpengalaman, kurikulum berbasis kompetensi kerja, dan skema sertifikasi yang diakui industri.

Fasilitas

Gratis layanan antar jemput bandara/hotel
Gratis transportasi peserta ke tempat pelatihan (sesuai permintaan)
Modul/Handout
Flashdisk
Sertifikat
Tas Training
Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, dll)
2x Coffee Break
1x Makan Siang
Makan Malam
Souvenir Eksklusif

Lokasi & investasi

Regular training bulanan digelar di hotel pada kota-kota berikut, atau ikuti kelas daring dari mana saja. Program ini juga tersedia dalam format in-house.

Tatap Muka

YogyakartaHotel Fortuna Grande Malioboro

Rp 6.000.000 / peserta

Tatap Muka

JakartaHotel Amaris Kemang La Codefin

Rp 6.500.000 / peserta

Tatap Muka

BandungHotel Neo Dipatiukur

Rp 6.500.000 / peserta

Tatap Muka

BaliHotel Ibis Kuta

Rp 7.500.000 / peserta

Tatap Muka

LombokHotel Jayakarta

Rp 7.500.000 / peserta

Tatap Muka

SurabayaHotel Neo Gubeng

Rp 7.500.000 / peserta

Biaya di atas berlaku per peserta untuk kelas publik dan belum termasuk pajak. Untuk pengiriman 3 peserta atau lebih dari satu perusahaan, tersedia harga korporat. Kebutuhan in-house training disesuaikan dengan agenda dan anggaran perusahaan Anda.

Jadwal batch 2026 – 2027

Kelas publik Pelatihan Implementasi Electronic Filing dengan Sistem Manajemen Dokumen Terintegrasi dan Penanganan E-mail dijadwalkan setiap bulan sepanjang 2026 – 2027 di Yogyakarta, Jakarta, Bandung, Bali, Lombok dan Surabaya. Batch terdekat 17–18 November 2026 dan pendaftaran sudah dibuka. Program ini juga tersedia sebagai in-house training bila tim Anda membutuhkan tanggal atau lokasi lain.

15–16 September 202620–21 Oktober 202617–18 November 202615–16 Desember 202620–21 Januari 202724–25 Februari 20275–6 Maret 202723–24 April 202719–20 Mei 202723–24 Juni 202723–24 Juli 202727–28 Agustus 2027

Catatan. Jadwal bersifat indikatif. Peserta dari luar kota mohon menunggu Surat Konfirmasi resmi dari GAS sebelum memesan tiket dan akomodasi. Baca syarat & ketentuan.

Ulasan peserta

4.7 / 5 · 3 ulasan

“Pelatihan ini membuka wawasan saya tentang bagaimana mengintegrasikan sistem kearsipan modern. Modul EFIDMS sangat praktis dan mudah diterapkan di kantor.”

Daniel Wewengkang Korompis

Manajer Administrasi

“Materi yang disampaikan sangat relevan dengan pekerjaan sehari-hari. Saya jadi lebih paham cara mengelola dokumen elektronik sesuai standar ISO 9001.”

Kirk David Evans

Staf Kearsipan

“Instruktur sangat kompeten dan mampu menjelaskan konsep yang kompleks menjadi mudah dimengerti. Studi kasusnya juga sangat membantu.”

Irma Mirzanti

Supervisor Data

Pertanyaan umum

Berapa jumlah minimal peserta agar pelatihan ini dapat dilaksanakan

Idealnya, pelatihan ini membutuhkan minimal 3 peserta untuk berjalan. Namun, kami dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan spesifik Anda.

Apakah saya bisa mengikuti pelatihan secara privat atau perseorangan

Ya, kami dapat menyelenggarakan pelatihan privat selama 1 hari jika ada kesepakatan dengan klien.

Di kota mana saja pelatihan ini biasanya diselenggarakan

Pelatihan kami diselenggarakan di berbagai kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, dan Lombok.

Apakah pelatihan bisa diselenggarakan di luar kota yang disebutkan

Penyelenggaraan di kota lain dimungkinkan dengan kuota minimal 5 peserta per kelas.

Apakah pelatihan ini bisa diadakan sebagai In House Training (IHT) di perusahaan klien

Ya, kami melayani penyelenggaraan In House Training (IHT) di lokasi perusahaan klien.

Bisakah jadwal pelatihan disesuaikan dengan kebutuhan klien

Tentu, jadwal pelatihan dapat kami sesuaikan sepenuhnya dengan kebutuhan dan preferensi klien.

Lainnya

Program terkait yang mungkin cocok

Kearsipan & Dokumen